Tietosuojaseloste
Rekisterinpitäjä – PoKS ry
Yhdistysrekisterinumero: 0745533-1
Yhdistyksen nimi: Pohjois-Karjalan Seurakoirat PoKS ry
Jäsensihteeri: Marja Hassinen
Yhteyshenkilö: Yhdistyksen hallituksen puheenjohtaja Pia Takkunen, pia.takkunen@gmail.com
Henkilötietojen käsittely Pohjois-Karjalan Seurakoirat ry:n toiminnassa
Pohjois-Karjalan seurakoirat PoKS ry:n (myöhemmin PoKS ry) toiminnassa käsitellään henkilötietoja ja tässä selosteessa kerromme tarkemmin henkilötietojen käsittelystä yhdistyksen eri tehtävissä. PoKS ry noudattaa henkilötietojen käsittelyssä EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU 2016/679), tietosuojalakia (1050/2018) sekä muuta lainsäädäntöä, jossa on säädetty henkilötietojen käsittelystä tai henkilötietojen säilyttämisestä mm. yhdistyslaki ((503/1989) ja kirjanpitolaki (1336/1997).
Rekisterinpitäjänä PoKS ry vastaa henkilötietojesi käsittelystä. Rekisterinpitäjän edustajana toimii hallitus (pokssihteeri@gmail.com) ja vastuuhenkilö on seuran puheenjohtaja Pia Takkunen. Henkilötietojen käsittelyn yhteyshenkilöinä toimivat sihteeri Kati Jönhede (pokssihteeri@gmail.com) ja jäsensihteeri Marja Hassinen (poksjasensihteeri@gmail.com).
Miksi käsittelemme henkilötietojasi?
PoKS ry käsittelee henkilötietojasi seuraavissa käsittelytarkoituksissa:
1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen
2. Taloudenhoito (yhdistyksen kirjanpito)
3. Kilpailutoiminta (Seuran järjestämät viralliset ja epäviralliset kilpailut sekä seuran jäsenistölle vuoden koira -kilpailut sekä seuran agility-, toko- ja rallytoko -mestaruuskilpailut)
4. Koiranäyttelyt (Seuran järjestämät viralliset ja epäviralliset koiranäyttelyt)
5. Verkkosivut ja sosiaalinen media: https://www.poks.fi -verkkosivujen tekninen ylläpito, yhdistystoimintaan liittyvä viestintä, tiedottaminen ja markkinointi, jäsenpalvelut sekä sivuston käytön analysointi ja kehittäminen
6. Seuran ja sen jaostojen järjestämät tapahtumat
7. Yhdistyksen omistaman hallin vapaavuorojen varaus
Miksi meillä on oikeus käsitellä henkilötietojasi?
Henkilötietojen käsittelyn perusteet määräytyvät EU:n yleistä tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) artiklaan 6: Käsittelyn lainmukaisuus. Tarkemmat henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet PoKS ry:n eri tehtävissä ovat:
1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen ja kokouskutsujen lähettäminen: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään yhdistyslaissa (503/1989).
2. Taloudenhoito: Rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä, josta säädetään kirjanpitolaissa (1336/1997).
3. Kilpailutoiminta: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /rekisteröidyn suostumus.
4. Koiranäyttelyt: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /rekisteröidyn suostumus.
5. Verkkosivut ja sosiaalinen media: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde).
6. Seuran ja sen jaostojen järjestämät tapahtumat: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde) /sopimus (maksullinen tilaisuus, jossa sopimus syntyy ilmoittautumisen yhteydessä /suostumus (ilmoittautumisen yhteydessä saatetaan pyytää suostumus henkilötietojen käsittelyyn).
7. Vapaavuorojen varaus yhdistyksen hallista: Rekisterinpitäjän oikeutettu etu (merkittävä suhde)
Mitä henkilötietoja käsittelemme
PoKS ry käsittelee seuraavia henkilötietoja eri tehtävissään:
1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito, jäsenmaksujen periminen, kokouskutsujen lähettäminen:
· jäsennumero
· etu- ja sukunimi
· syntymäaika
· osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite
· Jäsenryhmä (kunnia-, ainais-, varsinainen tai perhejäsen)
· jäseneksi liittymispäivämäärä
2. Taloudenhoito:
· nimi, yhteystiedot, pankkitilinnumero
3. Kilpailutoiminta:
· koiran ilmoittajan/omistajan/omistajien/ohjaajan tiedot (nimi, yhteystiedot)
· koiran tiedot (kennelnimi, kutsumanimi, rekisterinumero, sirunumero, tasoluokka, kokoluokka)
4. Koiranäyttelyt:
· koiran ilmoittajan/omistajan/omistajien/ohjaajan tiedot (nimi, yhteystiedot)
· koiran tiedot (kennelnimi, kutsumanimi, rekisterinumero, sirunumero)
5. Verkkosivut ja sosiaalinen media:
· julkisilla verkkosivuilla tietoja käsitellään pääsääntöisesti nimettöminä lukuun ottamatta seuran yhteyshenkilöiden tiedot, jäsensivustolle kirjaudutaan tunnisteellisilla käyttäjätunnuksilla
· sosiaalisen median alustoilla
6. Tapahtumien järjestäminen:
· nimi, yhteystiedot, tarvittaessa ruokavaliotiedot (voi olla erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluva tieto)
· koiran tiedot (kutsumanimi, tasoluokka, kokoluokka)
7. Vapaavuorojen varaus yhdistyksen hallista
· nimi, yhteystiedot
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?
Henkilötietoja säilytetään seuraavasti:
1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti se aika, kun olet seuran jäsen, ellei jäsenasioiden hoitaminen (esim. jäsenmaksut) muuta edellytä.
Jäsentiedot poistetaan vuosi jäsenyyden päättymisen jälkeen.
2. Taloudenhoito: kirjanpitoon kuuluvia henkilötietoja säilytetään 10 vuotta, verohallinnon tulorekisteriin siirrettyjä tietoja verohallinto säilyttää omassa tiedonohjaussuunnitelmassaan määräämänsä ajan.
3. Kilpailutoiminta: PoKS ry säilyttää virallisten kilpailujen ja näyttelyiden tulokset pysyvästi, epävirallisten kilpailujen tulokset sen aikaa, kuin se tapahtuman järjestämisen osalta on tarpeen sekä vuoden koira -kilpailujen tulokset ja seuran agility-, toko- ja rallytoko -mestaruuskilpailujen tulokset pysyvästi. Ilmoittautumismaksutietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika.
Agilityliitto ry toimii rekisterinpitäjänä agilitykilpailun anomisen, ilmoittautumisen (KITU-järjestelmä) ja tulospalvelun osalta. Suomen Palveluskoiraliitto ry toimii rekisterinpitäjänä toko- ja rallytoko -mestaruuskilpailujen anomisen, ilmoittautumisen (Virkku-järjestelmä) ja tulospalvelun osalta. Hoopes? NoseWork? Ilmoittautumisten ja tulosten osalta PoKS ry toimii rekisterinpitäjänä siltä osin, kun se tallentaa ilmoittautumisjärjestelmistä itselleen kilpailun järjestämistä varten tarvittavia henkilötietoja, joita säilytetään tapahtuman järjestämisessä tarvittava aika.
4. Koiranäyttelyt: Suomen Kennelliitto ry toimi rekisterinpitäjänä näyttelyiden anomisen, ilmoittautumisen (showlink-järjestelmä) sekä tulospalvelun osalta. Ilmoittautumisten ja tulosten osalta PoKS ry toimii rekisterinpitäjänä siltä osin, kun se tallentaa ilmoittautumisjärjestelmistä itselleen kilpailun järjestämistä varten tarvittavia henkilötietoja, joita säilytetään tapahtuman järjestämisessä tarvittava aika.
5. Verkkosivut ja sosiaalinen media: Pääsääntöisesti PoKS ry:n julkisilla verkkosivuilla ja sosiaalisen median (Facebook, Instagram) sivustoilla ei käsitellä henkilötietoja. Jäsensivustolla tietosi ovat sen aikaa, kun olet yhdistyksen jäsen. Julkisilla verkkosivuilla mahdollisesti olevia henkilötietoja säilytetään palvelujen tarjoamiseen tarvittava aika (esim. hallituksen jäsenten henkilötiedot niin kauan, kun henkilö toimii hallituksessa).
6. Tapahtumien järjestäminen: Tietoja säilytetään tapahtuman järjestämiseen tarvittava aika. Jos tapahtuma on maksullinen, niin maksatustietoja säilytetään kirjanpitolain edellyttämä aika.
7. Vapaavuorojen varaaminen: Tietoja säilytetään sen aikaa, kun jäsenellä on oikeus varata vapaavuoroja.
Mistä käsittelyssä tarvittavat henkilötiedot saadaan? Onko sinulla velvollisuus toimittaa meille henkilötietoja? Mitä seurauksia siitä on, jos et toimita tarvittavia henkilötietoja?
Henkilötiedot saadaan yhdistyksen jäseniltä ja kilpailuihin sekä tapahtumiin osallistujilta itseltään. Sinulla ei ole velvollisuutta toimittaa PoKS ry:lle henkilötietojasi, mutta jos et toimita riittäviä henkilötietoja, niin jäsenyyttäsi ei voida vahvistaa tai et voi osallistua seuran järjestämään kilpailuun tai tapahtumaan.
Kun annat meille henkilötietoja jäsenasioiden käsittelyä varten, niin henkilötietojen antamisen peruste on:
☒ rekisterinpitäjän lakisääteinen tehtävä
Mihin henkilötietojasi siirretään?
Henkilötietojasi siirretään seuran sisäisiin palveluihin ja ulkopuolisille henkilötietojen käsittelijöille seuraavasti:
1. Jäsen- ja toimihenkilötietojen ylläpito: Jäsenen yhteystietoja ei luovuteta mainontatarkoituksiin. Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n 2 mom. mukaisesti jäsenillä on oikeus tutustua jäsenluettelon tietoihin ottamalla yhteyttä jäsensihteeriin. Jäsenrekisterin tietojärjestelmätoimittaja Flo Apps Oy toimii henkilötietojen käsittelijänä ja sen kanssa on tehty henkilötietojen käsittelyä koskeva sopimus.
2. Taloudenhoito: Jäsenille suoritetut maksatukset (matkalaskut ja vastaavat) siirretään palkka.fi -järjestelmän kautta verohallinnon tulorekisteriin.
3. Kilpailutoiminta: Vuoden koira -kilpailuissa käsiteltäviä henkilötietoja siirretään seuran nimeämille pisteiden laskijoille.
4. Koiranäyttelyiden järjestäminen: Näyttelyn järjestämisessä tarvittavat henkilötiedot koostetaan Showlinkin ilmoittautumisjärjestelmästä ja niitä ei siirretä muille osapuolille.
5. Verkkosivut ja sosiaalinen media: Ei varsinaisia henkilötietojen siirtoja, mutta julkiset verkkosivut ovat käytettävissä globaalisti. Sosiaalisen median alustoista julkinen Facebook sekä Instagram – sivustot ovat julkisesti nähtävillä ja suljettu Facebook -sivusto on vain jäsenten nähtävissä.
6. Tapahtumiin osallistuminen: Henkilötietoja siirretään mahdolliselle tapahtuman yhteystyökumppanille vain tarvittaessa (jos tapahtuma on yhteinen matka, niin osallistujatietoja saatetaan siirtää matkatoimistolle tai kuljetuksen järjestäjälle).
7. Vapaavuorojen varaaminen: Vapaavuorojen varaamisessa tarvittavat henkilötiedot koostetaan jäsenrekisteristä ja niitä ei siirretä muille osapuolille.
Siirretäänkö henkilötietojasi EU:n tai ETA:n ulkopuolelle ja millä perusteella mahdollinen siirto tehdään?
Henkilötietojasi saatetaan siirtää EU:n ulkopuolelle seuraavissa tehtävissä:
Julkiset verkkosivustot (www.poks.fi) sekä eri tapahtumien verkkosivut ovat globaaleja, vaikka suoria henkilötietojen siirtoja ei tehdäkään.
Käytämmekö automaattista päätöksentekoa tai profilointia?
Automatisoidulla päätöksellä tarkoitetaan henkilön tiettyjen ominaisuuksien arviointiin tarkoitettua päätöstä, joka tehdään ainoastaan automaattisen tietojenkäsittelyn avulla ja josta aiheutuu rekisteröidylle oikeudellisia vaikutuksia tai joka muuten vaikuttaa häneen merkittävällä tavalla. Esimerkkejä automatisoidusta päätöksenteosta ovat mm. luottokelpoisuuspäätökset ja profilointi. Rekisteröidyllä on oikeus olla joutumatta automatisoidun päätöksenteon kohteeksi.
Emme tee henkilötietojen käsittelyssä automatisoituja päätöksiä emmekä profilointia.
Mitä oikeuksia sinulla on?
Sinulla on oikeus:
· saada tietoa henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa ole erikseen säädettyä poikkeusta
· tarkastaa itsesi koskevat tiedot (oikeus saada pääsy tietoihin)
· oikaista tietojasi
· poistaa tietosi (ei sovelleta silloin, kun käsittelyperuste on rekisterinpitäjän lakisääteinen velvoite)
· rajoittaa tietojesi käsittelyä
· vastustaa tietojesi käsittelyä, kun käsittelyperuste oikeutettu etu
· pyytää itse toimittamiesi henkilötietojen siirtämistä rekisterinpitäjältä toiselle, kun käsittelyperuste on suostumus
· peruuttaa antamasi suostumus
· henkilötietojen oikaisua/poistoa/käsittelyn rajoitusta koskevaan rekisterinpitäjän ilmoitusvelvollisuuteen (jos henkilötietojasi on oikaistu tai poistettu tai käsittelyä on rajoitettu, niin rekisterinpitäjä on velvollinen ilmoittamaan siitä niille vastaanottajille, joille se on siirtänyt henkilötietojasi)
· olla joutumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi (voit sallia automaattisen päätöksenteon suostumuksellasi)
Lisäksi sinulla on oikeus tehdä ilmoitus Tietosuojavaltuutetun toimistoon, mikäli koet, että tietojesi käsittelyssä ei noudateta tietosuojalainsäädäntöä. Yhteystiedot:
Tietosuojavaltuutetun toimisto, PL 800, 00521 Helsinki
tietosuoja@om.fi
Voit käyttää oikeuksiasi ottamalla yhteyttä tämän selosteen alussa ilmoitettuihin henkilötietojen käsittelyn yhteyshenkilöihin. Jäsenrekisterissä olevat tietosi voit tarkistaa ja päivittää https://byte.flomembers.com/pk-seurakoirat/user/login-verkkosivuilla olevan jäsensivuston kautta.
Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen
Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty ja hyväksytty yhdistyksen hallituksen toimesta 21.11.2022.